Tempo Potere
Post Series: Vivere in ufficio

La maggior parte di noi combatte contro il tempo, tutti cerchiamo di duplicare le ore dell’orologio senza riuscirci. Come fare per essere più produttivi? Quali trucchi e buone abitudini adottare per aumentare la nostra produttività sul lavoro?

Ecco una serie di suggerimenti che ti aiuteranno da subito a recuperare tempo prezioso da dedicare a te stesso, allo svago, alla famiglia o al divertimento oppure ad altro lavoro, scegli tu.

1. Metti in pausa la tua mail e spegni il telefono

Se qualcuno di voi potesse calcolare quanto tempo impiega in una giornata a rispondere a mail, SMS,WhatsApp ed altro rimarrebbe sorpreso ed incredulo. Se volete davvero portare a termine un compito in maniera veloce ed efficiente, spegnete tutto e concentratevi su ciò che dovete fare senza interruzioni.

2. Riordina la tua scrivania

Il disordine sulla scrivania crea distrazione ed una sorta di disordine anche nella mente complicando il processo di concentrazione. Uno spazio di lavoro pieno e caotico può farti sentire disorganizzato, fuori tema e nervoso, distratti come siamo da cartelle, carte e cartacce che ci circondano. Non ci vuole molto per riordinare un pò il nostro spazio di lavoro (leggi piccoli suggerimenti veloci per una scrivania sempre in ordine) eliminando le cose che non c’entrano, il vantaggio di uno spazio “pulito” sarà subito evidente.

3. Lavora su elenchi di attività del giorno successivo

Lavorate sugli impegni e sulle cose da fare per il giorno successivo, vi aiuterà a stabilirne in anticipo l’importanza e le priorità liberando la mente da inutili preoccupazioni. Lavorare su cose di non immediata scadenza ci rende più sereni, tranquilli e capaci di maggior concentrazione senza l’assillo della “scadenza a breve”.

4. Stabilite una buona abitudine

Modificare la propria giornata inserendo attività nuove richiede tempo ed organizzazione e spesso qualche fonte di stress ulteriore, modificare invece un’abitudine a breve può essere molto più semplice ed efficace da subito. Riordinate al meglio i vostri impegni in unità di facile “digestione”, ad esempio suddividete ogni ora in: 15 minuti di comunicazione coi colleghi, telefonate ai clienti, 15 minuti di compiti relativamente semplici, tipo sistemare archivio, catalogare, stampare e 30 minuti di attività più impegnative che richiedono attenzione. Ripetete il ciclo durante la giornata, vi aiuterà a diversificare senza stressarvi e contribuirà a risparmiare energia per tutti gli impegni mantenendo sempre la mente attiva e stimolata senza sovraccarico e noia.

5. Fatti una pausa

Le pause sono fondamentali per raggiungere l’efficienza, 10 minuti per liberare la mente può essere abbastanza per darti la spinta mentale idonea a farti superare momenti di stanchezza. E’ fondamentale prendersi una piccola pausa nel bel mezzo di un compito complesso, aiuta a spezzare il ritmo e induce la mente ad un piccolo stop che risulterà benefico e determinante nel momento della ripresa in quanto aumenteranno le capacità di analisi e revisione di quanto fatto finora.

6. Datti la giusta carica

Le attività complesse e impegnative sono quelle che contribuiscono maggiormente alla formazione di stanchezza e stress. Cerca di suddividere tutti questi sforzi in unità più piccole, scomponi le attività ed affrontale una per volta, ti sembrerà più leggero lo sforzo ed avrai la chiara sensazione dei progressi fatti guadagnando motivazione nel processo di completamento delle tue attività.

7. Stacca momentaneamente la spina con attività “senza cervello”

I compiti non impegnativi a livello mentale, quelli semplici, manuali, sono altamente fastidiosi quando inseriti all’interno delle liste di cose da fare, ma spesso quando li facciamo ci accorgiamo che possono anche, in qualche modo, essere rilassanti. Se non avete tempo per una vera pausa, fate una di queste attività nella vostra lista di cose in sospeso, rimarrete produttivi e il vostro cervello avrà modo di riposarsi un pò non essendo impegnato pesantemente. Provate, non è così strano come sembra.

8. Al bando internet

Non importa quanto sei concentrato sul lavoro, Internet è sempre una tentazione ed una fonte di distrazione grandissima. Anche se le motivazioni sono prettamente professionali, come il controllo messaggi su LinkedIn, i tweet aziendali, la manutenzione della pagina facebook dell’attività, le tentazioni sono dietro l’angolo, a portata di click. Per lavorare meglio, dimenticati per un pò di internet, scollegati se puoi e ne avvertirai i benefici sulla tua capacità di concentrazione.

9. Sono necessarie tutte quelle riunioni?

Alcuni incontri e riunioni sono veramente produttivi, ma la maggior parte, diciamocelo, non lo sono, allora perchè non vedere se è possibile rinunciare a qualche riunione sostituendola con l’invio di una mail con le direttive da seguire? con un elenco puntato di cose da fare, di domande, di obiettivi, di risultati? Contribuirà a tenere tutti aggiornati e focalizzati sul tema e non ti farà perdere tempo prezioso. Verifica oggi stesso se tutte le riunioni pianificate, specialmente quelle interne, sono veramente utili e necessarie.

10. Il lavoro di Domenica sera, solo un pò

Tutti abbiamo bisogno del week end per riprenderci la nostra vita, i nostri affetti, il nostro spazio e mantenere un equilibrio mentale ottimale ma se riuscite a digerire il fatto di dedicare un pò di tempo, diciamo mezzora, al lavoro la domenica sera, può esservi di enorme aiuto riflettere sugli impegni e le priorità della settimana. La Domenica sera non sarete disturbati da telefonate o email, e questo vi permetterà di rivedere al meglio la vostra risorsa tempo, pronti ad una rapida partenza il lunedì mattina.

11. Sbarazzatevi in fretta delle attività a priorità bassa

I compiti a bassa priorità sulla vostra lista contribuiscono a creare tensione e distrazione, trovate un modo per liberarvene: se l’attività richiede meno di 2 minuti, fatela subito, se richiede un tempo maggiore, potrete delegarla a qualcun’altro oppure pianificarla per il completamento futuro.

12. Iniziate dalle attività che non vi piacciono

Tutti noi nelle nostre liste di cose da fare abbiamo compiti che non sopportiamo e che vorremmo rimandare per sempre. L’unico modo per sbarazzarsi di questi fastidi e quello di mettersi subito all’opera ad inizio giornata e farli fuori il prima possibile, a volte si scopre di essere maggiormente motivati a portarli a termine più di quanto si credeva.

13. Impara a dire di no

Se la tua lista di cose da fare è fuori controllo, probabilmente fai parte della categoria di chi non sa dire di no alle richieste di aiuto, ai favori, alle attività ed inviti di qualsiasi genere. A volte, per recuperare efficienza e tempo è sufficiente dire qualche no; un no ad una riunione interna che non ritenete utile, un appuntamento inutile, una attività che non porta beneficio. Dite qualche no e la vostra lista diminuirà almeno un pò.

14. Ottimizzate il vostro tragitto

Se vi recate al lavoro con treno o mezzi pubblici sfruttate al massimo il viaggio per rilassarvi ed accumulare le energie necessarie ascoltando buona musica, un audiolibro, prendendo appunti vocali per la giornata, seguite il vostro ritmo, ne beneficerete. Se al contrario vi recate in ufficio in auto, anticipate o posticipate la partenza evitando l’orario ed il traffico di punta, userete il tempo risparmiato per rilassarvi di più e magari cominciando ad organizzarvi la giornata nella tranquillità dell’ufficio deserto o della cucina di casa.

15. Cambiate prospettiva

La mente ha bisogno di continui stimoli e talvolta passare le giornate sempre seduti alla stessa scrivania può essere fonte di stress e stanchezza. Se ne avete la possibilità, almeno un giorno alla settimana cambiate aria, cambiate scrivania, mettetevi in una posizione diversa, lavorate da casa, al tavolo di un bar, su di una panchina al parco anche per qualche ora soltanto, fate uno sforzo e cambiate orizzonte guadagnando in tranquillità, ricarica di energie e aumentando la capacità di messa a fuoco.

Non tutti questi piccoli consigli possono essere adottati, molto dipende dal vostro lavoro, dalle posizioni ricoperte e da tanti altri fattori, ma alcuni possono essere presi ad abitudine fin da subito, forse non vi cambieranno la vita facendovi magicamente risparmiare ore ed ore di tempo ma inizierete a godere di piccoli benefici nella vostra personale organizzazione ed a piccoli passi magari otterrete il tempo necessario per poter sorridere più spesso.

Buona giornata

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