Organizzazione Posta Elettronica

Mille e un’e-mail

Nove del mattino, due caffè in corpo e un centinaio di e-mail ricevute, non vi sembra di esagerare? Sembra che il mondo intero abbia deciso di intasare la vostra casella di posta e il vostro istinto di sopravvivenza vi spingerebbe a cancellarle tutte. Potrebbe essere una valida scelta oppure perdete dieci minuti della vostra giornata in modo da riordinare quel gran pasticcio che avete ora sul monitor.

La cosa è molto più semplice del previsto. Create una cartella per ogni cosa: una per i clienti, una per i fornitori, una per i colleghi e così via.

Potete inserire i nomi veri di riferimento oppure, perché no, creare dei nomignoli. Non allontanatevi troppo dalla realtà ma create i nomi secondo dei lati del carattere che vi facciano immediatamente tornare alla memoria di chi state parlando. Questo lavoro potrebbe rendervi il riordinare meno noioso ed è sempre un modo per stimolare la vostra immaginazione. Per esempio Paperone potrebbe essere il soprannome per il cliente più importante, la Banda Bassotti per quelli che non pagano mai e magari la Bella Addormentata per quell’azienda cui potete rifilare ogni scusa sapendo che tanto ci crederà. Insomma potete sbizzarrirvi, in fondo la casella di posta è vostra e potete farci quello che più vi aggrada.

Non limitatevi solo a creare macro folder, se state per esempio riordinando le e-mail dei clienti create dei sottogruppi divisi per nome quindi Sig. X e Azienda Y avranno due cartelle separate.

Più cartelle farete più vi risulterà facile ricostruire la storia delle vostre e-mail.

Un suggerimento: ogni volta che inviate della posta elettronica a qualcuno salvate l’e-mail inviata nella cartella della persona di riferimento. Questo vi permetterà di avere tutto sott’occhio e se il capo dovesse chiedervi di inoltrargli tutto il carteggio fra voi e una certa persona ci impieghereste solo pochi attimi, facendo anche un figurone.

Potrebbe al primo sguardo sembrare un lavoro atroce e infinito ma, un colpo rapido di mouse ed ecco che come delle piccole Mary Poppins avrete nel giro di un attimo riorganizzato il tutto.

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