Controllo Mail

I datori di lavoro, sia pubblici che privati, non possono controllare la posta elettronica e la navigazione in Internet dei dipendenti, se non in casi eccezionali. Dall’analisi dei siti web visitati si possono, infatti, trarre informazioni anche sensibili sui dipendenti e i messaggi di posta elettronica possono avere contenuti a carattere privato.

Occorre quindi bilanciare due esigenze opposte: quella del datore di lavoro di prevenire usi arbitrari degli strumenti informatici aziendali e quella dei lavoratori di tutela del diritto alla riservatezza.

Ma fin dove possono arrivare i datori, quali sono i limiti ad essi imposti? Innanzitutto, secondo il Garante per la privacy, spetta al datore di lavoro definire le modalità d’uso degli strumenti informatici, tenendo conto però dei diritti dei lavoratori. Quindi il datore di lavoro deve:

  1. informare con chiarezza e in modo dettagliato i lavoratori sulle modalità di utilizzo di Internet e della posta elettronica, mediante l’adozione da parte di un disciplinare interno, definito coinvolgendo anche le rappresentanze sindacali, nel quale siano chiaramente indicate le regole per l’uso di Internet e della posta elettronica.
  2. informare i lavoratori della possibilità che vengano effettuati controlli;
  3. porre in essere misure tecnologiche e organizzative per prevenire la possibilità, prevista solo in casi limitatissimi, dell’analisi del contenuto della navigazione in Internet e dell’apertura di alcuni messaggi di posta elettronica contenenti dati necessari all’azienda.

Il datore di lavoro non può invece effettuare né la lettura o la registrazione sistematica delle e-mail né il monitoraggio sistematico delle pagine web visualizzate dal lavoratore, perché ciò realizzerebbe un controllo a distanza dell’attività lavorativa vietato dallo Statuto dei lavoratori. 

Il datore di lavoro è inoltre chiamato ad adottare ogni misura in grado di prevenire il rischio di utilizzi impropri, così da ridurre  controlli successivi sui lavoratori.  Per quanto riguarda Internet è opportuno ad esempio:

  1. individuare preventivamente i siti considerati correlati o meno con la prestazione lavorativa, cui consentire l’accesso;
  2. utilizzare filtri che prevengano determinate operazioni, quali l’accesso a siti inseriti in una sorta  di blacklist o il download di file musicali o multimediali.

Per quanto riguarda la posta elettronica, è opportuno che l’azienda:

  1. renda disponibili indirizzi, condivisi tra più lavoratori (info@ente.it; urp@ente.it; ufficioreclami@ente.it) che facendo riferimento al nome dell’azienda o dell’ente, rendano palese la natura non privata della corrispondenza;
  2. valuti la possibilità di attribuire al lavoratore un altro indirizzo (oltre quello di lavoro), destinato ad un uso personale;
  3. preveda, in caso di assenza del lavoratore, messaggi di risposta automatica con le coordinate di altri lavoratori cui rivolgersi (ad es.: “data l’assenza di Tizio, rivolgersi a Caio”);
  4. metta in grado il dipendente di delegare un altro lavoratore (fiduciario) di verificare il contenuto dei messaggi a lui indirizzati e a inoltrare al titolare quelli ritenuti rilevanti per l’ufficio, ciò in caso di assenza prolungata o non prevista del lavoratore interessato e di improrogabili necessità legate all’attività lavorativa.

Qualora queste misure preventive non fossero sufficienti a evitare comportamenti anomali, gli eventuali controlli da parte del datore di lavoro devono essere effettuati con gradualità, iniziando da verifiche di reparto, di ufficio, di gruppo di lavoro, in modo da individuare “l’area” da richiamare all’osservanza delle regole. Solo successivamente, ripetendosi l’anomalia, si possono effettuare controlli su base individuale.

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