Scrivania Disordine
Post Series: Vivere in ufficio

Come combattere il disordine

Quando l’ordine trionfa la produttività aumenta e procediamo spediti alla meta senza perdere tempo nella ricerca di oggetti scomparsi in mezzo a montagne di scartoffie, bottigliette d’acqua e pacchetti di crackers.

Ecco alcuni consigli su come organizzare la vostra scrivania e creare spazio per tutto

Vaschetta Portacorrispondenza

In Arrivo

Utilizzare una vaschetta portacorrispondenza impilabile per archiviare documenti come memo, stampe e cose casuali messe sulla scrivania dai colleghi che non hanno ancora uno scopo/utilità ben precisa o ancora da verificare.

Vaschette Portacorrispondenza Impilabili

In Attesa

Sopra la precedente vaschetta portacorrispondenza, posizionarne un altra impilandola su di essa ed etichettarla come “in attesa”.

All’interno troveranno posto documenti come articoli in attesa di lettura, appunti ed idee per progetti futuri, informazioni su eventi e fiere, annotazioni generiche che attendono approfondimento…

Cartella A Soffietto (expanding File)

Attività / Da fare

Per questo genere di documenti è ideale avere una cartella a soffietto (expanding file) dove inserire all’interno tutti i documenti che richiedono più di 2 minuti di tempo per essere “lavorati”, come moduli da compilare, documenti che devono essere riletti con maggiore attenzione, note ordine da completare, avendo cura, se possibile di inserirli all’interno in un ordine cronologico di lavorazione.

Esistono anche cartelle a soffietto con etichette predefinite o personalizzabili per poter suddividere al meglio la documentazione.

La cartella a soffietto risulta particolarmente utile a questo genere di “scartoffie aziendali” in quanto archivia temporaneamente e discretamente (al riparo da sguardi indiscreti) e mantiene ordinata la postazione di lavoro consentendo di avere in un unico posto tutti i documenti che richiedono attività ulteriori.

Scatola Archivio Per Cartelline Progetto

Progetti ed Attività in corso

Utilizzare un raccoglitore per cartelle di cartoncino di piccole dimensioni che possa trovare agevolmente posto nella vostra scrivania per archiviare e consultare i progetti “attivi”. Etichettare ogni cartelletta con il nome del progetto per una più facile e veloce reperibilità.

Classificatore A Cassetti Per Cartelle Sospese

Classificatore

Una volta ultimati i progetti o le attività archiviare la cartellina con tutti i documenti inerenti in scatole d’archivio con bottone opportunamente etichettate all’esterno e riporle in ordine AZ in una scaffalatura/libreria; nel caso non abbiate problemi di spazio in ufficio e pensate di dover consultare spesso documentazione di progetti chiusi e/o passati potete optare per un classificatore a cassetti per cartelle sospese che vi permetterà di archiviare in maniera efficiente una grande mole di documenti sulle apposite cartelle sospese, rendendo le future consultazioni molto più agevoli e veloci.

Distruggidocumenti

Distruggidocumenti

Spesso non è consigliabile gettare un documento aziendale anche se di poco conto in un generico cestino della carta straccia, si potrebbe incorrere in qualche spiacevole inconveniente con la spazzatura sia a livello di spionaggio industriale che di rispetto della privacy ecco perché una mossa intelligente è quella di dotarsi di un buon distruggidocumenti che spesso può sostituire il cestino della carta sotto la scrivania.

David Allen, autore del libro Getting Things Done (GTD), suggerisce un sistema step-by-step per trattare il disordine da scartoffie.

Processo di selezione

Mettere tutte le carte sulla scrivania nella vaschetta “in arrivo” che abbiamo visto prima e passarle in rassegna una per una chiedendovi: è possibile fare qualcosa ora per questa scartoffia? Se la risposta è SI e ci vogliono meno di 2 minuti fatelo subito, se non si è la persona idonea a svolgere il compito delegate a chi di dovere, se al contrario l’attività richiede oltre 2 minuti passare il documento alla vaschetta “In Attesa” oppure “Attività / Da fare” per una attenzione successiva.

Se il documento non prevede nessuna attività e non necessita di essere conservato gettatelo nel cestino o nel distruggidocumenti.

Verifica e controllo

E ‘importante verificare e passare uno ad uno i documenti della vostra vaschetta “Attività / Da fare” almeno 2 volte al giorno cercando di evadere quante più attività possibile; consigliabile la prima volta verso mezzogiorno, la seconda verso fine giornata cercando di svuotarla entro la fine del turno di lavoro altrimenti il mostro vi aspetterà il mattino seguente.

Spostare i documenti completati nelle varie cartelle progetto o classificatori visti prima.

Settimanalmente controllate di aver archiviato tutti i documenti completati/evasi nelle rispettive sedi di archivio e su base mensile controllate cosa non vi serve più e sbarazzatevene.

Cestina quelle stampe!

Non stampare nulla se non ti serve davvero, un ufficio senza carta è più rispettoso dell’ambiente e più ordinato, ma se proprio ne avevi necessità ed hai stampato dei documenti, completata l’azione che richiedono, gettali via, avrete sicuramente una copia sul vostro computer, quindi non c’è alcun bisogno di ingombrare la scrivania.

Rimetti a posto i libri

Porta al loro posto tutti i libri che non usi regolarmente, porta a casa quelli personali, guadagnerai un sacco di spazio sulla scrivania per lavorare.

Limita i portafoto

Le foto dei propri cari sono un ricordo costante di ciò che è importante nella vita ed uno stimolo emotivo nelle giornate di difficoltà, tuttavia, un numero eccessivo di foto potrebbe essere una distrazione ed occupare un sacco di spazio. Memorizza, piuttosto le foto sul computer e guardati una presentazione nei momenti di pausa per ritrovare l’energia giusta.

Mangia lontano dalla scrivania

Mangiare alla scrivania può contribuire a creare sporco e disordine con confezioni di cibo e lattine non ancora finite che ingombrano la scrivania. Cibo e bevande sono anche potenziali cause di danneggiamento del computer o del telefono, perciò è buona norma tenerle lontane dalla propria postazione. Cerca un altro posto dove mangiare, concedendoti una piccola pausa mentale che ti farà godere al meglio qualche minuto senza telefono e distrazioni da pc.

Fallo e basta!

Dai a tutte quelle carte un senso ed un luogo dove stare. Tieni sempre sottomano qualche cartelletta nuova in bianco, un marcatore e delle etichette sulla scrivania, con questi strumenti non hai più nessuna scusa per non dare una destinazione ad ogni scartoffia che ti si presenti.

This Post Has 2 Comments

  1. Pingback: 15 consigli per il vostro tempo | OFFICELIFE

  2. Pingback: Scrivania in ordine in poche mosse | OFFICELIFE...

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *